Manajemen Keuangan Radio Komunitas

oleh Combine Resource Institution

Tujuan
Membangun pemahaman pengelola radio komunitas tentang aspek manajemen keuangan radio komunitas.

I. PENDAHULUAN
Salah satu bentuk kegiatan atau pengelolaan (manajemen) suatu lembaga/organisasi yang penting adalah pengelolaan keuangan. Seperti halnya manajemen suatu kegiatan atau organisasi, manajemen keuangan ini ‘pun mempunyai unsur/kriteria.Dalam melaksanakan kegiatan, sebuah organisasi atau lembaga tentu tidak akan terlepas dari pencatatan segala bentuk kegiatan yang dilakukannya. Pencatatan kegiatan yang dilakukan oleh sebuah lembaga bisa dalam bentuk laporan naratif atau laporan keuangan. Laporan naratif adalah penjelasan secara tertulis¬ dengan teknik bercerita  tentang proses atau perkembangan yang sudah dicapai dari aktivitas yang dilaksanakannya. Sedangkan laporan keuangan adalah suatu laporan berupa penampilan angka angka akuntansi yang fungsinya memberitahu sistem pengelola lernbaga mengenai biaya biaya yang terpakai dan tersisa sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan lembaga tersebut.

Manajemen keuangan serta sistem pelaporan keuangan adalah kegiatan harian dalam sebuah organisasi. Suatu organisasi yang mampu mengatur mekanisrne keuangan organisasinya akan mampu pula mengatur mekanisme kerja lapangan. Sebab, sistem sirkulasi keuangan kegiatan tidak akan terlepas dari mekanisrne uang masuk dan keluar pada organisasi itu sendiri, dan tentu saja sangat erat kaitannya dengan mekanisme di dalam kegiatan yang ditangani oleh organisasi tersebut.

II. PERENCANAAN DAN ASPEK-ASPEKNYA
Salah satu unsur penting dalam perencanaan kegiatan dan juga untuk membangun organisasi yang kompeten adalah mekanisme penyusunan anggaran. Penyusunan anggaran dimaksudkan untuk memperkirakan serta menganalisis pemasukan serta pengeluaran organisasi sehubungan dengan keanekeragaman aktivitasnya.

Dasar penyusunan anggaran pada umumnya terbagi ke dalam tiga hal, yaitu:
1. Mengikutsertakan seluruh lapisan pengambil keputusan di organisasi
Dengan mengikutsertakan semua lapisan pengambil keputusan dalam organisasi yang bersangkutan, di harapkan terjadinya bias antara realisasi dan rencana anggaran dapat dikurangi.

2. Memperhitungkan faktor eksternal, internal dan hal hal yang mungkin terjadi dimasa akan datang.
Kadangkala penyusunan anggaran kurang memperhitungkan faktor faktor tersebut seperti kenaikan harga dan masalah inflasi, sehingga dalam realisasinya terjadi bias dengan kenyataan yang sebenarnya. Contoh: Lembaga memperhitungkan total pembiayaan alat tulis dan kantor selama program berlangsung sebesar representative 1.500.000,  nilai ini bukan nilai masukan pada proposal anggaran tetapi jumlahnya terlebih dahulu dengan kenaikan inflasi (biasanya 5%) dan kenaikan harga (biasanya 5%), maka totalnya adalah Rp 1.650.000,  yang dimasukkan ke dalam proposal. Perhitungan tersebut dapat diimplementasikan pada pos anggaran lainnya.

3. Anggaran harus se-Rasional Mungkin
Anggaran harus disusun serasional mungkin. Hal ini untuk memungkinkan pencapaian target. Dengan membuat   perencanaan anggaran sesuai dengan kapasitas organisasi, maka akan diketahui kira kira seberapa kemampuan organisasi merealisasikan anggaran tersebut.

Sistematika Penyusunan Anggaran

A. Buat Daftar Kebutuhan
Tahapan awal penyusunan anggaran kegiatan adalah membuat daftar kebutuhan pelaksanaan kegiatan, tahapan yang paling baik adalah melihat kapasitas program yang akan dilakukan seperti:

1. Kegiatan apa yang akan dilakukan?
2. Perkirakan kemungkinan kemungkinan pengembangan program.
3. Faktor penunjang baik internal maupun eksternal yang mungkin timbul dalam pelaksanaan program.
4. Sarana penunjang operasional kegiatan program sepeti: transportasi, alat tulis kantor, dokumentasi, komunikasi dan pembiayaan honorarium pelaksanaan kegiatan.
5. Jika pemberi dana memungkinkan untuk pemberian biaya Manajemen masukan komponen ini setelah dilakukan penghitungan seluruh biaya kegiatan program dan operasional.

B. Membuat Perkiraan Biaya untuk Daftar Kebutuhan
Dalam penetapan biaya anggaran terhadap daftar kebutuhan ada dua mekanisme sistem pendekatan yang dapat dilakukan untuk membantu penyusunan anggaran ini, yaitu :

1. Kenaikan anggaran, maksudnya adalah perkiraan terhadap kemungkinan perubahan biaya anggaran di tiap tiap pos item ataupun tambahkan dengan kemungkinan nilai inflasi  berdasarkan pengalaman tahun sebelumnya.
2. bPenganggaran Habis Pakai, maksudnya setiap penganggaran tehadap suatu pos item, maka nilai tersebut harus dihabiskan pada periode tersebut tanpa melihat kenaikan atau malah surplus dari budget.

C. Pengalokasian Sumber Dana
Setelah jumlah biaya ditetapkan berdasarkan kebutuhannya, langkah berikutnya adalah mempertimbangkan sumber pendanaan. Maksudnya lembaga diharapkan dapat mengupayakan dua sumber pendanaan untuk program kegiatan, yaitu secara swadaya dan sumber lain.
Sebagai bahan pertimbangan alokasi dana swadaya dapat dianggarkan pada kegiatan pelaksanaan program seperti, partisipasi masyarakat, transportasi lapangan. Selain dari itu, pengalokasian dana swadaya dapat pula berasal dari konversi penyewaan kantor tempat pelaksanaan kegiatan.

D. Membandingkan Sumber Pendanaan dan Rencana Kebutuhan
sebelum melaksanakan seluruh kegiatan, rencanakan dahulu kebutuhan-kebutuhan anggarannya dan bandingkan dengan kemungkinan pemasukan dana.

E. Pertanggung jawaban dan Evaluasi
Akhir dari penyusunan anggaran adalah kegiatan pertanggungjawaban atau pelaporan. Dana tersebut harus dilaporkan secara transparan, terurut, dan rinci untuk setiap uang yang digunakan  dalam pembiayaan kegiatan.

Evaluasi di sini lebih ditekankan kepada penilaian ulang terhadap penggunaan anggaran.

III. DOKUMENTASI & ADMNISTRASI

Jika kita berbicara tentang manajemen keuangan, tentu kita tidak akan terlepas dari mekanisme pencatatan dan pelaporan. Pada pengaturan sirkulasi keuangan ini organisasi penekanan lebih mengarah kepada:

1. Kepatuhan Organisasi kepada peraturan dan mekanisme pencatatan serta pelaporan keuangan yang telah ditetapkan.
2. Keakuratan dari setiap penggunaan dana yang tertera pada setiap pelaporan keuangan yang dilakukan.
3. Adanya struktur organisasi yang bertugas sebagai kontrol internal bagi organisasi dalam hal penggunaan dana di organisasi.
4. Setiap pelaporan keuangan bersifat informatif  bagi seluruh kalangan.

Pencatatan keuangan atau pembukuan pada intinya adalah runtutan proses mencatat secara detail dan berurutan dari transaksi keuangan yang terjadi. Semua pencatatan haruslah benar, dalam artian semua bentuk pengeluaran maupun pemasukan haruslah dicatat secara terinci baik dari segi bukti pendukungnya, tanggal transaksi, penerima dana, pembuat transaksi, dan penyetuju transaksi.

Jika pencatatan dilakukan dengan baik, maka otomatis akan membantu segala kegiatan program yang dilakukan oleh lembaga. Sebagai contoh dari pencatatan pembukuan yang terekam, secara terurut dan rinci, maka lembaga tiap akhir bulannya akan mempunyai informasi mengenai:

1. Angka pengeluaran yang telah terealisasi.
2. Besarnya penerimaan.
3. Besarnya dana swadaya yang terpakai.
4. Sisa saldo baik di kas lembaga maupun kas bank.
5. Pos anggaran mana saja yang telah terpakai.
6. Pos anggaran mana saja dana yang telah terpakai sesuai dengan kebutuhan atau mana saja yang telah terpakai melebihi anggaran.
7. Pengambilan langkah langkah perencanaan untuk pelaksanaan kegiatan penggunaan dana anggaran program berikutnya (pengambilan keputusan).

Dalam pencatatan pembukuan hal hal penting yang menjadi perhatian utama bagi bendahara adalah sebagai berikut:

1. Catat semua penerimaan.
2. Pencatatan harus sesuai dengan kronologi waktu (dari segi tanggal terjadi), bukti pendukung serta urutan otorisasi/pengesahan keluar masuknya dana.
3. Dalam pencatatan hindarkan penggunaan Tip Ex ataupun hapusan, bila terdapat kesalahan pencatatan, langkah yang harus diambil adalah coret dengan dua garis lurus dan sejajar ditempat kesalahan, lalu diparaf oleh akuntan dan bendahara.
4. Pengeluaran harus disesuaikan dengan tujuan dan kebutuhan.

Seperti dijelaskan di atas, pencatatan keuangan baik pemasukan maupun pengeluaran harus mempunyai bukti pendukung terjadinya transaksi. Bukti tersebut adalah dokumen yang memberikan penjelasan secara nyata dan sah tentang terjadinya pengeluaran dan pemasukan dana.

Adapun contoh contoh bukti pendukung tersebut, antara lain:
1. Untuk Penerimaan:
Nota kredit dari Bank berupa berita diterima dana ke rekening bank lembaga ataupun diterima jasa giro di rekening dari setiap bulannya. Nota Pembayaran dari berupa kuitansi.

2. Untuk Pengeluaran:

• Kuitansi
• Bon dari Toko
• Invoice (surat tagihan)
• Faktur, dll.

Dalam pelaporan, setiap bukti pendukung mempunyai  kriteria sebagai berikut:

• Harus jelas dari segi angka dan huruf yang tertera
• Tanggal harus relevan dengan pernbelian dan penggunaan barang tersebut
• Bukti bon harus tertera nama toko dan terdepat stempel lunas.

V. TRANSAKSI DAN PEMBELANJAAN

A. Transaksi Melalui Bank
Pada dasarnya setiap penerimaan dana harus disediakan rekening khusus. Fungsi utama dari pemisahan rekening ini adalah kontrol internal dari penggunaan dana. Setiap saat melalui laporan bendahara dengan mudah dapat melihat penggunaan dana untuk kegiatan di lembaga.

B. Pengeluaran oleh Kas Lembaga
Pengeluaran untuk kegiatan tentu saja tidak selalu harus keluar melalui transaksi bank. Sebagai contoh untuk pembelian ATK yang sifatnya kecif (Rp 5.000,00) apakah bendahara harus pergi ke bank untuk mengambil sejumlah tersebut? Hal ini tentu saja tidek effisien. Karena itu, untuk mengatasi hal tersebut, lembaga harus mempunyai kas untuk menghindari pengambilan yang terlalu sering di bank, organisasi diharapkan mempunyai kas lembaga atau petty cash.

Pengertian dari kas lembaga adalah sejumlah uang atau anggaran yang tersedia di lembaga, yang berfungsi untuk membiayai operasional lembaga yang sifatnya kecil dan butuh kecepatan pelunasan, seperti; fotokopi, ATK, biaya transport. Besarnya jumlah uang yang lembaga inginkan di kas lembaga bergantung pada kebijakan lembaga dan diikuti dengan perencanaan kebutuhan.

Sebelum menentukan besarnya kas lembaga, lembaga harus membuat peraturan mengenai batas maksimum penggunaan dana dengan kas lembaga sehingga jika terdapat pengeluaran yang di atas batas maksimum tersebut maka bendahara harus mengambi1 dana tersebut dari bank.

Sistem pencatatan kas lembaga adalah sistem impress yaitu kas akan kembali diisi sebesar jumlah pengeluaran yang telah terjadi untuk mengembalikan besar kas lembaga yang telah ditentukan pada saat awal.

Contoh: “Lembaga A menentukan kas lembaganya sebesar Rp 500.000,00 untuk setiap bulannya. batas maksimum penggunaan dengan kas lembaga adalah Rp 50.000,00. Setelah satu bulan total pengeluaran melalui kas lembaga ini adalah Rp 450.000,00, maka akuntan berdasarkan bukti pengeluaran dan pembukuan kas lembaga meminta persetujuan dari pimpinan program untuk kembali mengisi kas lembaga sebesar Rp 450.000,00 agar jumlah di akhir bulan tetap sebesar Pp 500.000.00

VI. PENGENDALIAN DAN PENGELOLAAN DANA SWADAYA

A. Pengendalian Internal
Dalarn penggunaan dana program, tentu saja tidak terlepas dari pemantauan agar anggaran yang telah disetujui tersebut terpakai ataupun digunakan sesuai dengan rencana permohonan bantuan lernbaga kepada pemberi dana sebelumnya.
Pengendalian internal yang perlu diperhatikan oleh lembaga untuk memantau jalannya keuangan sesuai dengan rencana anggaran, antara lain harus mempertimbangkan:

1. Adanya dokumen pengesahan untuk setiap transaksi yang terjadi (sistem voucher),
Untuk menghindarkan terjadinya pernbengkakan anggaran pengeluaran, lembaga seharusnya menetapkan suatu bentuk dokumen pengesahan pinerimaan rnaupun pengeluaran biaya program. Ada yang disebut dengan sistem voucher yaitu suatu bentuk dokumen pengesahan untuk setiap transaksi baik pengeluaran maupun pemasukan.

Contoh sistem voucher antara lain:
A. Bukti Bank (lampiran 4.4)
Yaitu bukti pengesahon untuk setiap transaksi yang menggunakan dana proyek, akan tetapi sumber dana yang diambil berasal dari bank. Mekanismenya adalah akuntan/bendahara membuat bukti ini, lalu mengajukan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan, jika disetujui atas dasar pengesahan ini akuntan menyerahkan kepada orang yang meminta dan dengan menandatanganinya sebagai bukti bahwa uang telah diterima.

B. Bukti Kas (lampiran 4.5)
Dokumen yang fungsinyo sebagai alat pengesahan terhadap transaksi keluar masuk uang melalui dana kas lembaga, mekanisme tidak jauh beda dengan penggunaan bukti bank

2. Dokumen yang f ungsinya sebagai alat pengesahan
Transaksi keluar masuk uang melalui dana kas lembaga, mekanismenya tidak jauh berbeda dengan penggunaan bukti bank.

3. Hindarkan adanya kuitansi internal untuk semua pengeluaran.
Salah satu upaya menghindari adanya penggunaan dana program tidak sesuai dengan kebutuhan program, pihak lembaga semaksimal mungkin tidak mengeluarkan kuitansi internal sebagai pengganti bukti pendukung bagi transaksi pengeluaran untuk program.

4. Kas lembaga disediakan tempat khusus penyimpanan dengan penggunaan terbatas.
Kecenderungan untuk menyimpan dana kas lembaga hanya di dalarn amplop. Sebenarnya tindakan ini sangat riskan. Jika mungkin, lembaga menyediakan satu tempat penyimpanan khusus yang terkunci baik (cash box) dan aksesnya hanya bagi orang orang berkepentingan saja, contoh bendahara atau kasir.

Membuat perencanaan penggunaan dana secara periodik menghindari penggunaan dana secara berlebihan

Salah satu kejadian yang sering dialami dalam pelaksanaan program adalah bahwa dana program kadang tidak mencukupi atau malah berlebih. Sebenarnya hal ini tidak perlu terjadi jika dilakukan perencanaan yang matang bagi pengeluaran biaya program. Perencanaan biaya program sebenarnya dapat dikonversikan dengan melihat jadwal waktu kegiatan yang kita ajukan kepada pernberi dana. Dan masalahnya sekarang tinggal bergantung pada kebijakan lembaga untuk pengalokasian dana tersebut.

Bagaimana jika terdapat dana berlebih di suatu pos item sedang pos item lainnya dana hampir habis. Ada beberapa cara yang dapat kita jadikan solusi, antara lain:

a. Jika pos anggaran tersebut berada dalam komponen kegiatan yang sama, maka kegiatan subsidi dari satu  anggaran ke anggaran berikutnya dapat dilakukan dengan persyaratan tidak lebih dari 10%.

b. Jika komponen kegiatan berbeda, maka pensubsidian anggaran ini harus disosialisasikan dengan pemberi dana (mernbuat surat permohonan/amandemen) mengenai pembengkakan anggaran di suatu kegiatan dengan melampirkan keterangan keterangan pendukung mengenai penyebab pembengkakan.

C. Pengelolaan Dana Swadaya

Salah satu nilai tambahn bagi beberapa pemberi dana adalah masalah partisipasi lembaga dalam kegiatan program. Maksud partisipasi di sini adalah keikutsertaan dana, tenaga, maupun barang yang berfungsi melancarkan kegiaitan program yang berlangsung.

Akan tetapi, sampai saat ini, beberapa lembaga masih bertanya tanya seperti apakah dana swadaya itu, karena kalau berupa uang tentu saja akan memberatkan.

Secara umum dana swadaya itu sendiri terdiri atas dua kategori:

1. Dana swadaya berupa biaya langsung adalah seluruh dana kas (uang lancar) yang murni  disumbangkan oleh lembaga bukan berasal dari pemberi dana pada program yang sedang dijalankan, f ungsinya untuk membantu agar program itu terlaksana dengan baik.

2. Dana swadaya berupa in kind, nilai dana swadaya yang dikonversikan menjadi nilai uang. Sebagai contoh, pada proposal anggaran kita tidak meminta pembiayaan untuk operasional kantor berupa sewa kantor, perlengkapan meja kursi, dan lain lain; maka kita dapat  mengkonversikan benda benda tersebut menjadi dana swadaya dengan cara memperkirakan biaya sewa dan alat-alat tersebut sehingga dapat dikonversikan ke dalam nilai uang dan dapat dilaporkan. Atau berupa tenaga kerja, seperti partisipasi penduduk ini pun dapat dikategorikan sebagai dana swadaya in-¬kind.

Bentuk pelaporan yang kita sampaikan kepada pemberi dana tidak akan berbeda dengan waktu kita mengajukan usulan kegiatan, hanya saja saat dana tersebut di laporkan sudah berupa dana nyata dan mengurangi rencana anggaran kita.

D. Pelaporan Keuangan

Pada setiap akhir bulan, akuntan harus rnelaporkan setiap transaksi keuangan baik peneriman dan pengeluaran dalam bentuk f ormat laporan yang mudah dibaca dan komunikatif.

Pelaporan yang dilakukan oleh akuntan dalam bentuk ringkasan dari kegiatan. harian yang terakumulasi selama satu bulan. Setiap laporan yang dibuat harus ditandatangani oleh akuntan  sebagai pembuat   dan pimpinan lembaga  sebagai penyetuju terjadi pelaporan tersebut.

Formulir-formulir yang digunakan:

1. Buku Harian Umum
Adalah lembar pelaporan yang berfungsi mencatat seluruh kegiatan transaksi keuangan lembaga secara harian dan terpisahkan antara sumber pengeluaran dan pemasukan dananya. Contohnya formulir Buku Harian Umum dapat dilihat pada lampiran 4.1.

Cara Pengisian:

• “Teriode Pelaporan” adalah jangkauan waktu pelaporan dari bulan yang bersangkutan, contoh dari 1 31 Agustus 1998.
• “No. don Tanggal” diisikan dengAn urutAn no. terjadinya transaksi dan urutan tanggal, biasanya dalam satu tanggal bisa terdapat banyak nomor.
• “Keterangan” adalah uraian atau keterangan transaksi yang terjadi baik itu peneriman maupun pengeluaran.
• “Kolom Bank’ diisikan dengan transaksi keluar dan masuk yang sumber pendanaannya melalui rekening bank tempat funding mengirim uang.
• “Kolom Petty Cash/Kas Lembaga” adalah informasi mengenai masuk  keluarnya uang rnelatui petty cash dan pendanaannya melalui kas funding.
• “Kolom Kas Bon” adalah informasi mengenai uang muka yang ada di lembaga baik yang sudah lunas maupun belum.
• “Swadaya” adalah informasi mengenai besarnya bunga bank yang diterima tiap bulan setelah dikurangi pajak.
• “Penerimaan Bunga” adalah informasi mengenai besarnya bunga bank yang diterima tiap bulan setelah dikurangi pajak.
• “Pengeluaran” adalah informasi keseluruhan dari pengeluaran melalui Bank dan Petty Cash yang ditandai dengan alokasi pendanaan dari nomor mata anggaran.

2. Laporan Sisa Anggaran
Laporan ini berisi informasi mengenai dana yang telah terpakai pada periode bersangkutan serta kumulatif pengeluaran sampai periode yang bersongkutan serta sisa dan yang rnasih tersedia pada pos pos item anggaran yang telah ditetapkan oleh lembaga. Contoh laporan sisa anggaran dapat dilihat pada lampiran 4.2 dan 4.3.

Cara Pengisian:

• “No.” adalah nomor anggaran dari masing masing pos item, untuk jelasnya copy seluruh proposal dan budget yang dibiayai oleh lembaga mitra ke formulir ini.
• “Pos Anggaran” adalah pos pos item yang diusulkan ke lembaga mitra dan disetujui.
• “Pengeluaran Periode ini” adalah jumlah secara akumulasi dari pengeluaran yang terangkum pada pos pos item.
• “Pengeluaran s.d. Periode ini” adalah akumulasi pengeluaran-¬pengeluaran periode periode lalu ditambah bulan ini.
• “Anggaran” adalah besarnya nilai uang yang dianggarkan untuk suatu pos item. “Sisa Anggaran” adalah hasil pengurangan antara total akumulasi pengeluaran dengan anggaran.

3. Penyimpanan Dokumen
Seluruh dokumen yang berhubungan dengan keuangan, baik yang sudah dilaporkan ataupun telah dibuat laporannya, maka disimpan dengan baik.

Penyimpanan dokumen ini haruslah memenuhi kriteria:

1. Mudah ditemukan
2. Terurut, rapih, dan periodik
3. Untuk laporan keuangan penyimpanan dokumen minimal adalah 3 tahun dari semenjak program berakhir setelah proyek selesai. Biasanya lembaga donor mernpunyai aturan sendiri sendiri.